電話応対でお悩みの方へ
大手企業コールセンター並みの信頼ある電話対応が
月５０００円で24時間自動でしっかり対応してくれるとしたら？
自動電話オペレーター
事務所にいても忙しくて電話を取れない時がある。外出時、会社あての電話を携帯に転送していても、常に電話をとれる状態ではない。このような電話応答の悩みをよく耳にします。音声メッセージで応答しても、かえって電話をかけてきたお客様に不安を与えるのではと心配される声も聞かれます。お客様から「電話がつながらないけど、大丈夫ですか？」と言われた経験はありませんか。いつかかってくるかわからない電話に必ず応答するというのは不可能に近いことかもしれません。もし応答できたとしても、周囲の雑音がいっぱいでは、かえって悪いイメージを与えてしまうでしょう。
実は弊社も一中小企業として、以前はそのような問題を抱えていました。そこで10年間にわたる電話音声サービスの経験とノウハウを元にして、この中小企業共通の悩みを解決するべく、自動電話オペレーターを開発しました。特別な機械の設置は不要、ご登録いただくだけですぐに使えるこのサービスは、月額5000円で24時間、一本の電話ももらすことなくしっかりした電話対応をご提供します。
弊社自らがこのシステムを導入して業務を行うことで、利便性、確実性が検証されました。スムーズな電話応対により、お客様の安心と信頼を得ることができると自負しております。自動電話オペレーターは、弊社が岡山のオンリーワン企業として自信を持ってご提案いたします。
自動電話オペレーターのしくみ
お客様からの電話に出られない場合には、あらかじめ事務所の電話を弊社のテレフォンセンターに転送させておきます。ご利用のしくみは下図１をご覧ください。
図1 ご利用のしくみ
サービスの特長：
電話応対はやはりオペレーターでないと信用がないのでは？とお考えでしょうか。ところが実際のオペレーター対応ではお客様からの伝言を承ることしかできないのが現状です。最終的にお客様の問題解決にあたるのは業務内容を理解している社内の担当者です。電話応対で一番大切なのは、まず相手に安心感を与えることなのです。
弊社の自動電話オペレーターは、お客様の電話を一旦しっかり受け止めてから、担当者が迅速に折返し連絡することを目的としています。つまり自動電話オペレーターの魅力は次の４つです。
１、お客様からのコンタクトを逃がさない
２、迅速、確実に担当者に伝える
３、低コスト
４、24時間対応
動作内容：
自動音声応対
外部から着信があった場合、弊社テレフォンセンターがコールセンターのようなアナウンスを流します。例：「お電話ありがとうございます。ただいま順番におつなぎしております。そのままお待ちいただくか、のちほどお客様のお電話番号に折り返しご連絡させていただきます。」（まず音声対応することによってお客様に安心感を与えます）。アナウンスの内容はカスタマイズ可能です。アナウンスが流れている間に、その着信は複数の社員に同時転送されます。
着信状況をメールで通知
相手の電話番号、名前、その電話に応答したかどうかなどの着信状況を瞬時に事前登録されたメールアドレスに通知します。
※ 通知内容
a)外部からの電話が複数の社員に同時転送され、そのうちの誰かが電話を受けた（着信した）場合
========着信========
名前 : 電話太郎
発信元 : 090123456789
通話先 :03123456
発信時間 : 2010-09-24 17:22:19
b)外部からの電話が複数の社員に同時転送され、誰も電話を受けなかった（不在着信した）場合
=======不在着信========
名前 : 電話太郎
発信元 : 090123456789
通話先 :03123456
発信時間 : 2010-09-24 20:21:17
このように対応状況が一目瞭然に把握でき、社員間で情報共有することができます。また、その時は誰も電話を受けられなかったとしても、折り返し電話するなど迅速に対応することができ、お客様に好印象を与えることができます。
転送着信を瞬時に特定
お客様（社外）からの電話が弊社テレフォンセンターを経由して利用者様（社員）の携帯に転送される場合は、弊社の番号が着信番号として通知されます。その着信番号を見れば、その電話はお客様から会社あてにかかってきたものなのか、それともダイレクトに自分の携帯にかかってきた電話なのかが瞬時に分かり、迷わず応対できます。つまり、転送されてきた電話がお客様と分かれば「ｘｘｘ会社でございます」と名乗ることができ、またダイレクトに着信した番号であれば「はい…」と答えることができます。公私をはっきりと区別できるので、失礼な応対になる心配がありません。
さらにWEB上で着信状況を一覧できるので記録に残して確認するのに便利です。また、高度な顧客管理機能も無料でご利用いただけます。
図2 WEB画面イメージ
そのほか、受けたくない電話や迷惑電話をブロックするフィルター機能も搭載しています。特定のお客様を特定の担当者へつなぐこともできます
電話帳機能
電話帳データをあらかじめ準備することが可能です。電話帳データの中から自社の顧客データを抽出し、「顧客リスト」へ移動させることができます。（オプション機能につき、別途料金が発生します。下記電話帳オプション料金表をご確認ください。）
サービス比較資料
1.自動電話オペレーター電話秘書サービスとの比較
料金 実際応対 スピード 結果 発信側お客さまの印象 電話と連動する顧客管理システム
電話秘書サービス 約1万円/月から お客様自身 対応まで時間がかかる。 同じ:
○伝言の役割。
○最終的にお客様自身が応対する。 不安 なし
V社自動電話オペレーター 5,000/月 お客様自身 瞬時 好印象 無料提供
2.携帯転送との比較
応用場面
自動電話代行サービスが力を発揮する場面
・事務所が留守がちで、お客様との連絡が滞り気味
・電話を気にせずに重要な業務を処理したい
・営業時間外の電話対応に困っている
・急な出張で電話応対要員が見つからない
・社員研修（研修旅行）で事務所が留守になってしまう
・自宅に転送して、家族に負担をかけてしまう
・携帯に電話を転送していても、実際（電車の中・商談中・など）には
電話に出ることができない
・留守番電話では失礼だし、携帯電話では落ち着いて話が出来ない
・事務員が急に退職してしまった
・事務員が入院している期間だけ対応したい
注意事項：
１、 サービスご利用時には、転送電話の転送先番号をセットしてください。
（弊社よりご案内 します）
２、 事前にNTT（116番）へボイスワープ（転送電話）のご利用申込みが
必要です。 （局内工事に約1日かかります）。
３、 KDDIのメタルプラス、ソフトバンクの多機能転送サービス、
光電話でもご利用可能です。